Gdańsk 25-27 września 2025 r.

1. Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników VI Krajowej Konferencji Psychologii Klinicznej (zwanej dalej „Konferencją”), która odbędzie się w dniach 25-27 września 2025 r., stacjonarnie w Gdańsku, na terenie Wydziału Nauk Społecznych (ul. Jana Bażyńskiego 4, 80-309 Gdańsk).
2. Organizatorem Konferencji jest Uniwersytet Gdański; ul. Jana Bażyńskiego 8, 80-309 Gdańsk; Wydział Nauk Społecznych (zwany dalej „Organizatorem”).
3. Patronat nad Konferencją sprawują Dziekan Wydziału Nauk Społecznych Uniwersytetu Gdańskiego, Polskie Towarzystwo Psychologii Klinicznej, Ogólnopolski Związek Zawodowy Psychologów, Pracownia Testów Psychologicznych i Pedagogicznych, Health Psychology Report (HPR) oraz Psychiatria i Psychologia Kliniczna.
4. Opiekę naukową nad przebiegiem Konferencji sprawuje Komitet Naukowy Konferencji powołany przez Organizatora (zwany dalej „Komitetem Naukowym”). Za kwestie organizacyjne odpowiada Komitet Organizacyjny Konferencji (zwany dalej „Komitetem Organizacyjnym”).
5. Uczestnikiem Konferencji jest każda pełnoletnia osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, która najpóźniej do 31 maja 2025 r. zgłosiła chęć udziału w Konferencji w sposób określony w § 2 Regulaminu i zaakceptowała zasady uczestnictwa w Konferencji, o których mowa w Regulaminie (zwana dalej „Uczestnikiem”).
6. Regulamin jest udostępniany Uczestnikom na stronie internetowej Konferencji https://konferencjakliniczna.ug.edu.pl (zwanej dalej „Stroną Konferencji”), w wersji polskojęzycznej, w sposób umożliwiający jego pobranie.
7. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu z powodu zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa i konieczności dostosowania Regulaminu do tej zmiany, w szczególności w celu dopasowania formuły Konferencji do obowiązujących w jej trakcie ograniczeń, nakazów i zakazów związanych z wprowadzeniem stanu pandemii lub stanu zagrożenia epidemicznego, zwiększenia środków bezpieczeństwa towarzyszących Konferencji, a także w przypadku zmiany, która nie wpływa negatywnie na prawa Uczestników, bądź zmiany polegającej na sprostowaniu oczywistych omyłek pisarskich i błędów redakcyjnych. Zmiana Regulaminu wejdzie w życie w ciągu 7 dni od chwili jego publikacji na Stronie Konferencji. W odniesieniu do Uczestników, którzy zaakceptowali Regulamin przed dokonaniem zmiany, zmiana wejdzie w życie w ciągu 7 dni od poinformowania ich o zmianie Regulaminu za pomocą poczty elektronicznej i braku wyrażenia sprzeciwu wobec tej zmiany w ww. terminie.
8. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu oraz formuły Konferencji w sytuacji, gdy jej przeprowadzenie w terminie oraz formie, o których mowa w ust. 1 powyżej, będzie niemożliwe albo nadmiernie utrudnione z przyczyn niezależnych od Organizatora. Zmiana terminu lub formuły Konferencji zostanie niezwłocznie ogłoszona na Stronie Konferencji.
9. Organizator zastrzega sobie możliwość wprowadzenia zmian w programie Konferencji, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień. W razie wprowadzenia zmian, Organizator poinformuje o tym niezwłocznie na Stronie Konferencji. Zmiana programu Konferencji nie stanowi zmiany Regulaminu.

1. Udział w Konferencji jest odpłatny i wymaga wcześniejszej rejestracji za pośrednictwem formularza rejestracyjnego (zwanego dalej „Formularzem”), dostępnego na Stronie Konferencji. Osoba chcąca uczestniczyć w Konferencji zobowiązana jest do podania następujących danych: imię i nazwisko, adres e-mail, afiliacja oraz preferowana forma uczestnictwa w Konferencji (uczestnictwo bierne/czynne). Wyboru Uczestników czynnych dokonuje Komitet Naukowy, zgodnie z postanowieniami 5 ust. 1-3 Regulaminu. Zarejestrowany Uczestnik, który pomimo zgłoszenia woli uczestnictwa czynnego nie został zakwalifikowany przez Komitet Naukowy, bierze udział w Konferencji jako Uczestnik bierny.
2. Szczegółowy sposób rejestracji, terminy rejestracji oraz wysokość Opłaty rejestracyjnej (zwanej dalej „Opłatą”) i sposób jej uiszczenia zostały podane na Stronie Konferencji.
3. Uczestnikowi, który zrezygnuje z udziału w Konferencji, nie przysługuje prawo zwrotu uiszczonej Opłaty.
4. Za pośrednictwem Formularza Uczestnik może zadeklarować chęć udziału w imprezach towarzyszących Konferencji, tj. w bankiecie, który odbędzie się w dniu 26 września 2025 r. (zwanym dalej „Bankietem”). Szczegółowe informacje na temat odpłatności za udział w Bankiecie, godziny i miejsca Bankietu zostaną podane na Stronie Konferencji.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie przez Uczestnika błędnych lub nieprawdziwych danych podczas rejestracji.
6. W Konferencji może wziąć udział maksymalnie 400 Uczestników, w Bankiecie również maksymalnie 400 Uczestników (zwanych dalej „Uczestnikami Bankietu”). O przyjęciu zgłoszenia decyduje kolejność zgłoszeń. Uczestnik otrzyma od Organizatora wiadomość e-mail z informacją o zakwalifikowaniu lub niezakwalifikowaniu do udziału w Konferencji i/lub Bankiecie.
7. Limity uczestników Konferencji i Bankietu mogą ulec zmianie w związku z sytuacją epidemiologiczną panującą w trakcie Konferencji oraz związanymi z nią ograniczeniami, nakazami i zakazami. O zmianie limitów Organizator niezwłocznie powiadomi na Stronie Konferencji. W razie konieczności ograniczenia liczby Uczestników, Organizator ponownie zakwalifikuje Uczestników, biorąc pod uwagę kolejność zgłoszeń. Organizator poinformuje e-mailowo Uczestników, którzy w związku ze zmianą limitów nie będą mogli wziąć udziału w Konferencji i/lub Bankiecie.
8. Uczestnik potwierdza zapoznanie się z Regulaminem i akceptację jego postanowień, co jest równoznaczne z udzieleniem przez Uczestnika zezwoleń, licencji i upoważnień, o których mowa w Regulaminie, a także stanowi zobowiązanie do uiszczenia Opłaty. Rejestracja uczestnictwa w Konferencji zostaje dokonana w momencie uzupełnienia danych w Formularzu oraz przesłania go wraz ze zgodami, o których mowa w § 5-8 Regulaminu, za pomocą systemu rejestracyjnego znajdującego się na Stronie Konferencji.
9. Uczestnik nabywa prawo udziału w Konferencji i/lub Bankiecie z chwilą otrzymania potwierdzenia rejestracji, po uiszczeniu Opłaty.

§ 3 Ogólne zasady udziału w Konferencji

1. W trakcie Konferencji odbędą się sympozja, wykłady plenarne, wykłady Uczestników wyłonionych przez Komitet Naukowy, warsztaty oraz sesja posterowa. Konferencja zostanie przeprowadzona w języku polskim, a wybrane wykłady wygłoszone zostaną w języku angielskim. Szczegółowe informacje oraz dokładny program Konferencji dostępne są na Stronie Konferencji.
2. Uczestnik, po zakończeniu wykładu, może zgłosić wolę zadawania pytań poprzez podniesienie ręki. Organizator, biorąc pod uwagę planowany czas trwania wykładów oraz harmonogram Konferencji, zdecyduje o liczbie zadawanych pytań i ich treści.
3. Przebieg Konferencji zostanie utrwalony w postaci fotorelacji (dalej jako „Fotorelacja”), która będzie udostępniana bezterminowo, nieograniczonemu kręgowi odbiorców na Stronie Konferencji https://konferencjakliniczna.ug.edu.pl oraz na profilu Konferencji na portalu Facebook https://www.facebook.com/psychologiakliniczna/.
4. Organizator Konferencji, udostępniając Uczestnikom materiały konferencyjne (zwane dalej „Materiałami konferencyjnymi”), zwraca szczególną uwagę na konieczność respektowania przez Uczestników praw własności intelektualnej. Uczestnicy zobowiązują się do wykorzystywania Materiałów konferencyjnych udostępnionych im przez Organizatora wyłącznie w zakresie własnego użytku osobistego. Modyfikowanie, kopiowanie, przesyłanie, publiczne odtwarzanie oraz wszelkie wykorzystywanie tych Materiałów konferencyjnych do celów komercyjnych wymaga uprzedniej, pisemnej zgody Organizatora lub innego uprawnionego podmiotu. Uczestnicy ponoszą całkowitą odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe w wyniku ich zachowania sprzecznego z powyższym zastrzeżeniem.
5. Uczestnicy akceptują ustalone reguły przebiegu Konferencji i jej program oraz zobowiązują się nie wpływać na jego zmianę i nie zakłócać przebiegu Konferencji. Organizator jest uprawniony do wyłączenia z udziału w Konferencji Uczestników, którzy naruszają postanowienia Regulaminu, w szczególności:
1. zakłócają przebieg Konferencji;
2. podejmują działania niezgodne z prawem, z dobrymi obyczajami bądź godzące w uzasadnione interesy osób trzecich;
3. podejmują działania zmierzające do obejścia albo wskazujące na próbę obejścia Regulaminu lub zasad odbywania Konferencji;
4. podejmują działania naruszające uzasadnione interesy Organizatora lub godzące w jego wizerunek.

§ 4 Prawa i obowiązki Uczestników stacjonarnych i Uczestników Bankietu

1. Uczestnik stacjonarny, po przybyciu na miejsce Konferencji, zobowiązany jest do potwierdzenia swojego osobistego uczestnictwa na stanowisku recepcyjnym na Wydziale Nauk Społecznych.
2. Uczestnicy stacjonarni oraz Uczestnicy Bankietu zobowiązani są do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie obiektów, w których organizowana jest Konferencja i/lub Bankiet, oraz obowiązujących w tym czasie zasad reżimu sanitarnego.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione i zgubione podczas Konferencji i/lub Bankietu, a także za rzeczy pozostawione w odzieży, plecakach, torebkach, walizkach oraz w innych miejscach ogólnodostępnych na terenie Konferencji, Uniwersytetu Gdańskiego i Wydziału Nauk Społecznych w którym odbędzie się Bankiet.
4. Personel Konferencji, w przypadku zakłócania przez Uczestnika ładu i porządku publicznego oraz nieprzestrzegania obowiązujących zasad reżimu sanitarnego, jest uprawniony do:
   1. wezwania Uczestnika do stosownego zachowania;
   2. żądania opuszczenia przez Uczestnika terenu Konferencji;
   3. wezwania właściwych służb w sytuacji, gdy zachowanie Uczestnika kwalifikuje się do takiej interwencji, w szczególności gdy stanowi zagrożenie dla pozostałych Uczestników, personelu Konferencji lub mienia Organizatora.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nieprzestrzegania przez Uczestników Regulaminu, niestosowania się do zaleceń Organizatora oraz poleceń personelu Konferencji i służb odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i porządek.
6. W przypadku zauważenia zagrożenia dla życia i zdrowia Uczestników, Uczestnik zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym personel Konferencji.

§ 5 Wykłady, Warsztaty, Sympozjum, Postery

1. Dokonując rejestracji uczestnictwa w Konferencji za pośrednictwem Formularza, Uczestnik może zgłosić Organizatorowi chęć czynnego uczestnictwa w Konferencji, a poprzez wskazanie odpowiedniej sekcji w systemie rejestracyjnym, dokonać wyboru jednej z następujących form uczestnictwa czynnego:
   1. sympozjum (zwane dalej „Sympozjum”), w ramach którego odbędzie się sesja obejmująca maksymalnie 6 wykładów (zwanych dalej „Wykładami”);
   2. wykład (zwany dalej „Wykładem”);
   3. warsztat, w ramach którego prowadzący podzieli się własnymi doświadczeniami w formie dłuższej wypowiedzi (zwany dalej „Warsztatem”);
   4. prezentacja posteru (zwana dalej „Posterem”). Zgłoszenia uczestnictwa czynnego w Konferencji przyjmowane są do dnia 31 maja 2025 r., do godziny 23:59. Szczegółowe informacje na temat specyfiki i wymagań stawianych wobec wskazanych powyżej form uczestnictwa czynnego zamieszczone zostały na Stronie Konferencji.
2. Uczestnik, który zgłosił wolę czynnego uczestnictwa w Konferencji w jednej z form, o których mowa w ust. 1 powyżej, najpóźniej do dnia 31 maja 2025 r., do godziny 23:59, prześle Organizatorowi za pośrednictwem Formularza, w formie cyfrowego pliku tekstowego, autorski abstrakt Wykładu/Wykładów wchodzących w skład Sympozjum/Warsztatu/Posteru, który zamierza wygłosić/przeprowadzić/zaprezentować w czasie Konferencji (zwany dalej „Abstraktem”). Najpóźniej do dnia 15.06.2025 r., Komitet Naukowy na podstawie przesłanych Abstraktów dokona wyboru prelegentów (zwanych dalej „Prelegentami”), a o pozytywnym wyniku tej kwalifikacji niezwłocznie poinformuje Uczestników, których Abstrakty zostały zakwalifikowane, poprzez przesłanie im zwrotnej wiadomości na podany adres e-mail, najpóźniej do dnia 15.06.2025 r. Dalszy kontakt, mający na celu ustalenie szczegółów wystąpienia Prelegenta, będzie się odbywał w sposób uzgodniony przez Prelegenta z Organizatorem.
3. Podejmując decyzje, o których mowa w ust. 2 powyżej, Komitet Naukowy kieruje się własnym uznaniem oraz koniecznością zapewnienia wysokiego poziomu naukowego i różnorodności tematycznej Konferencji. Decyzja Komitetu Naukowego jest ostateczna i nie wymaga uzasadnienia, Uczestnikom nie przysługuje od niej odwołanie.
4. Niezależnie od Prelegentów, o których mowa w ust. 1-3 powyżej, podczas Konferencji zaprezentowane zostaną także Wykłady plenarne prelegentów zaproszonych przez Organizatora (zwanych dalej „Prelegentami”), którzy do dnia 31.05.2025 r. prześlą Organizatorowi za pośrednictwem systemu rejestracyjnego zamieszczonego na Stronie Konferencji autorski abstrakt Wykładu, który zamierzają wygłosić podczas Konferencji, w formie cyfrowego pliku tekstowego (zwany dalej „Abstraktem”).
5. Podjęcie przez Uczestnika działań, o których mowa w ust. 1-4 powyżej, jest wyrazem udzielenia Organizatorowi niewyłącznej, nieograniczonej czasowo, terytorialnie, ilościowo i jakościowo licencji na korzystanie z Abstraktu w najszerszym prawem dozwolonym zakresie, w szczególności na polach eksploatacji wskazanych w art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, z prawem udzielania sublicencji na rzecz podmiotów trzecich o zakresie analogicznym do zakresu licencji, na cele podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu Uczestnika jako Prelegenta, przygotowania, organizacji, przeprowadzenia i rozliczenia Konferencji, opracowania Materiałów konferencyjnych, w tym książki abstraktów, która w formie elektronicznej zostanie zamieszczona na Stronie Konferencji z możliwością pobrania jej przez nieograniczony krąg odbiorców. Do Abstraktu stosuje się odpowiednio postanowienia 6 ust. 1-3 i 6 Regulaminu.
6. Wygłoszenie Wykładu lub Wykładów w ramach Sympozjum, przeprowadzenie Warsztatu, prezentacja Posteru, jak i udzielenie Organizatorowi zezwoleń, upoważnień i licencji, o których mowa w 6 pkt. 4 Regulaminu, na korzystanie z Abstraktu, Wykładu/Wykładów w ramach Sympozjum/Warsztatu/Posteru i wizerunku Prelegenta, w zakresie i na wszystkich wskazanych tam polach eksploatacji, jest nieodpłatne i następuje na cele statutowe Organizatora, z zastrzeżeniem odrębnych umów zawartych z Prelegentem.
7. Udzielenie Organizatorowi zezwoleń, licencji, upoważnień, o których mowa w 6 pkt. 4 Regulaminu, jest dobrowolne, ale konieczne do wygłoszenia Wykładu lub Wykładów w ramach Sympozjum, przeprowadzenia Warsztatu lub prezentacji Posteru.

§ 6 Prawa autorskie

1. Prelegent ponosi pełną odpowiedzialność za formę i treść Wykładu/Wykładów w ramach Sympozjum/Warsztatu/Posteru.
2. Prelegent zobowiązuje się do opracowania i prezentacji autorskiego Wykładu/Wykładów w ramach Sympozjum/Warsztatu/Posteru i gwarantuje, że nie będą one naruszały praw i dóbr osobistych osób trzecich, zawierały tez i poglądów nawołujących do nienawiści lub dyskryminacji jakichkolwiek osób na tle rasowym, kulturowym, etnicznym, wyznaniowym, światopoglądowym lub ze względu na płeć. Ponadto niedopuszczalne jest propagowanie w treści Wykładu/Wykładów w ramach Sympozjum/Warsztatu/Posteru ideologii i symboliki związanej z ustrojami totalitarnymi, a także prezentowanie innej tematyki zakazanej przez powszechnie obowiązujące przepisy czy naruszanie dobrego imienia Organizatora.
3. Jeżeli jakąkolwiek część Wykładu/Wykładów w ramach Sympozjum/Warsztatu/Posteru stanowić będą elementy prawnie chronione, do których prawa nie będą przysługiwały Prelegentowi, Prelegent gwarantuje, że jest uprawniony do ich wykorzystania w zakresie niezbędnym do wygłoszenia Wykładu/Wykładów w ramach Sympozjum/przeprowadzenia Warsztatu/prezentacji Posteru i udzielenia Organizatorowi licencji z prawem udzielania sublicencji, o której mowa w niniejszym paragrafie, bez konieczności pozyskiwania przez Organizatora dodatkowych zgód i zezwoleń.
4. Z chwilą wygłoszenia Wykładu/Wykładów w ramach Sympozjum/przeprowadzenia Warsztatu/prezentacji Posteru, Prelegent udziela Organizatorowi niewyłącznej licencji obejmującej publiczne wygłoszenie Wykładu/Wykładów w ramach Sympozjum/przeprowadzenie Warsztatu/prezentację Posteru, dokonaną przez Prelegenta w miejscu i czasie Konferencji. Licencja uprawnia Organizatora i osoby działające na jego rzecz do zestawienia Wykładu/Wykładów w ramach Sympozjum/Warsztatu/Posteru z utworami i elementami dowolnie wybranymi przez Organizatora, m.in. z Wykładami/Warsztatami/Posterami innych Prelegentów, obrazem i dźwiękiem, a w przypadku Wykładów prezentowanych w języku angielskim, także do dokonania tłumaczenia symultanicznego Wykładu w czasie Konferencji i przekazania go w czasie rzeczywistym pozostałym Uczestnikom Konferencji. Licencja obejmuje prawo udzielania sublicencji o analogicznym zakresie.
5. Prelegent zobowiązuje się do niewykonywania względem Organizatora i podmiotów upoważnionych przez niego do korzystania z Wykładu/Wykładów w ramach Sympozjum/Warsztatu/Posteru przysługujących Prelegentowi autorskich praw osobistych do Wykładu/Wykładów w ramach Sympozjum/Warsztatu/Posteru, a w szczególności prawa do nienaruszalności jego treści i formy oraz jego rzetelnego wykorzystania, decydowania o pierwszym udostępnieniu go publiczności, nadzoru nad sposobem korzystania z niego oraz decydowania o sposobie oznaczenia autora, z tym zastrzeżeniem, że Organizator na życzenie Prelegenta i w miarę możliwości zobowiązany jest uszanować życzenie Prelegenta co do oznaczenia go jako osoby prezentującej Wykład/Wykłady w ramach Sympozjum/prowadzącej Warsztat/prezentującej Poster.
6. W razie zgłoszenia przez osoby trzecie w stosunku do Organizatora i/lub podmiotów działających na jego rzecz i/lub do podmiotów upoważnionych przez niego do korzystania z Wykładu/Wykładów w ramach Sympozjum/Warsztatu/Posteru i/lub Abstraktu (zwanych dalej „Podmiotami uprawnionymi”) roszczeń mających związek z Wykładem/Wykładami w ramach Sympozjum/Warsztatem/Posterem i/lub Abstraktem lub ich poszczególnymi elementami, Prelegent:
1. zwolni Organizatora i/lub Podmioty uprawnione z przedmiotowych roszczeń, w zakresie w jakim zobowiązany był do nabycia od osób trzecich praw do elementów prawnie chronionych Wykładu/Wykładów w ramach Sympozjum/Warsztatu/Posteru i/lub Abstraktu, w tym autorskich praw majątkowych i pokrewnych do nich i poszczególnych ich elementów, uprawnienia do wykonywania praw zależnych oraz do uzyskania od nich zezwoleń i upoważnień, o których mowa w niniejszym paragrafie oraz
2. będzie ponosić pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody poniesione przez Organizatora i/lub Podmioty uprawnione z tytułu wystąpienia wobec nich z roszczeniami, o których mowa w pkt a) powyżej, w tym przede wszystkim, choć nie wyłącznie, za szkody związane z roszczeniem o odszkodowanie za bezprawne wykorzystanie Wykładu/Wykładów w ramach Sympozjum/Warsztatu/Posteru i/lub Abstraktu lub bezprawne wykorzystanie ich poszczególnych elementów.

§ 7 Wizerunek

1. Organizator będzie utrwalał przebieg Konferencji za pomocą urządzeń rejestrujących obraz w formie Fotorelacji dla celów edukacyjnych, dydaktycznych, informacyjnych, dokumentacyjnych, reklamy oraz promocji Organizatora i samej Konferencji.
2. Uczestnik/Prelegent, deklarując w Formularzu chęć udziału w Konferencji, wyraża nieograniczoną czasowo, terytorialnie, ilościowo i jakościowo zgodę na wykorzystanie jego wizerunku w celach wskazanych w ust. 1 powyżej, bez prawa do wynagrodzenia z tego tytułu, w szczególności poprzez utrwalenie wizerunku Uczestnika w Fotorelacji oraz wykorzystanie tego utrwalenia, obróbkę, powielanie i wielokrotne rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika utrwalonego w wyżej wskazany sposób bez konieczności każdorazowego zatwierdzania, w tym w szczególności na Stronie Konferencji, na Konferencji https://konferencjakliniczna.ug.edu.pl oraz na profilu Konferencji na portalu Facebook https://www.facebook.com/psychologiakliniczna/.
3. Uczestnik/Prelegent jest świadomy, że Fotorelacja z Konferencji zostanie udostępniona w Internecie i będzie dostępna na Stronie Konferencji https://konferencjakliniczna.ug.edu.pl oraz na https://www.facebook.com/psychologiakliniczna/ dla nieograniczonej liczby osób, bezterminowo.
4. W związku z wykorzystaniem wizerunku Uczestnik/Prelegent nie będzie wykonywać prawa kontroli i każdorazowego zatwierdzania wykorzystania wizerunku, w tym prawa zatwierdzania w stosunku do ostatecznej postaci Fotorelacji, w której został on wykorzystany, oraz prawa każdorazowego wskazywania go jako osoby uwidocznionej w Fotorelacji, a w szczególności wskazywania jego imienia i nazwiska.
5. Konferencja może być fotografowana jedynie przez Organizatora. Zakazane jest nagrywanie i wykonywanie zdjęć przez Uczestników podczas Konferencji bez uprzedniej zgody Organizatora.
6. Organizator ma prawo upoważnić inne podmioty do korzystania z wizerunku na zasadach określonych w niniejszym zezwoleniu.

§ 8 Ochrona Danych Osobowych

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”), Uniwersytet Gdański informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Gdański z siedzibą w Gdańsku, ul. Jana Bażyńskiego 8, 80-309 Gdańsk.
2. Administrator danych osobowych powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod numerem telefonu (58) 523 31 30 lub adresem e-mail: iod@ug.edu.pl. Z Inspektorem Ochrony Danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem.
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu:
   1. realizacji umowy, której przedmiotem jest udział w VI Krajowej Konferencji Psychologii Klinicznej, a także w celu rejestracji uczestnictwa w Konferencji, przyjęcia zgłoszeń Uczestników gotowych do wygłoszenia Wykładu, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, na podstawie umowy zawartej poprzez akceptację Regulaminu. Konferencja organizowana w dniach 23-25 listopada 2023 r. stacjonarnie;
   2. w odniesieniu do danych osobowych w postaci wizerunku przetwarzanych w realizacji prawnie uzasadnionego interesu Organizatora – tj. w celach promocyjnych, informacyjnych, dokumentacyjnych, archiwizacyjnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO i zgodnie z § 7 Regulaminu;
   3. w związku z koniecznością wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu wystawienia dokumentów potwierdzających wniesienie opłat za uczestnictwo w Konferencji/Bankiecie oraz realizacji zadań ustawowych i rozporządzeń dotyczących Szkolnictwa Wyższego i Nauki.
   4. informowania o kolejnych edycjach Krajowej Konferencji Psychologii Klinicznej, oraz wydarzeniach organizowanych przez Uniwersytet Gdański na wskazany przez Uczestnika adres poczty elektronicznej, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO – tj. wyrażonej dobrowolnej zgody.
4. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest konieczne do zawarcia umowy, uczestnictwa w Konferencji, opracowania Abstraktu i wygłoszenia Wykładu. Podanie danych osobowych w zakresie wizerunku oraz otrzymywania komunikacji na podany adres poczty elektronicznej jest dobrowolne.
5. Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom uprawnionym do ich odbioru na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
6. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych są podmioty zapewniające wsparcie informatyczne i organizacyjne w organizacji Konferencji – w tym podmiot dostarczający oprogramowanie służące rejestracji na Konferencji.
7. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych.
8. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres organizacji Konferencji oraz do czasu dokonania ostatecznego rozliczenia i zamknięcia Konferencji, a także do czasu przedawnienia roszczeń mogących wyniknąć z realizacji umowy, o której mowa w ust. 3 lit. a), a w zakresie wskazanym w ust. 3 lit. b) i d) powyżej – do czasu wniesienia sprzeciwu, bez wpływu na zgodność przetwarzania z prawem przed wniesieniem sprzeciwu.
9. Pani/Pana dane osobowe podane w Formularzu rejestracyjnym nie będą udostępniane osobom trzecim.
10. Pani/Pana dane osobowe w postaci wizerunku mogą zostać utrwalone na zdjęciach z Konferencji służących stworzeniu Fotorelacji Wydarzenia i przetwarzane na Stronie Konferencji, na stronie https://konferencjakliniczna.ug.edu.pl, https://www.facebook.com/psychologiakliniczna/ w serwisach i profilach społecznościowych Organizatora oraz na uniwersyteckich kanałach w mediach społecznościowych (w szczególności Facebook, YouTube, Twitter, Instagram), w sposób umożliwiający dostęp osób trzecich, w celach informacyjnych, dokumentacyjnych, edukacyjnych, dydaktycznych, reklamowych i promocyjnych Organizatora oraz samej Konferencji, a także archiwizacji, w tym na potrzeby relacji z Konferencji – zgodnie z § 7 Regulaminu.
11. Jeśli jest Pan/Pani Uczestnikiem, który wyraził chęć wygłoszenia Wykładu, to Pana/Pani dane osobowe dobrowolnie wskazane w treści Wykładu będą przetwarzane na Stronie Konferencji oraz na Platformie w celach informacyjnych i dokumentacyjnych.
12. Posiada Pani/Pan prawo do: uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych i uprawnieniach przysługujących zgodnie z RODO, dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, a także prawo do usunięcia danych osobowych ze zbiorów administratora (chyba że dalsze przetwarzanie jest konieczne dla wykonania obowiązku prawnego albo w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń), oraz prawo do ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – w przypadkach i na warunkach określonych w RODO.
13. Pani/Pana dane osobowe nie będą przedmiotem automatycznego podejmowania decyzji ani profilowania.
14. Ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w razie uznania, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.

§ 9 Postanowienia końcowe

1. Niniejszy Regulamin jest udostępniony Uczestnikom Konferencji na Stronie Konferencji i wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na ww. stronie.
2. O odwołaniu Konferencji Organizator niezwłocznie poinformuje na Stronie Konferencji. Organizator nie będzie zobowiązany wobec Uczestników i Prelegentów do żadnej rekompensaty lub odszkodowania z tego tytułu, ani do zwrotu kosztów poniesionych celem uczestnictwa w Wydarzeniu, z wyjątkiem zwrotu Opłaty.
3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.